3. Leyes y reglamentos

 

El cumplimiento de leyes y reglamentos es primordial para nosotros. Cada miembro de nuestra comunidad laboral debe adherirse a las políticas y procedimientos instituidos y aplicarlos en cada acción realizada en la empresa o en su nombre. Es deber y responsabilidad de cada colaborador conocer, entender, difundir y cumplir las reglas, así como denunciar cualquier violación a las mismas.

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3.1 Anticorrupción

Ningún trabajador debe involucrarse, pretender involucrarse o promover conductas vinculadas a la corrupción. Este tipo de actuaciones están prohibidas en cualquier relación, directa o mediante un tercero, con entidades de gobierno, funcionarios públicos o representantes del sector privado.

La definición de corrupción, para fines de este Código de Conducta, se deriva de los conceptos utilizados por Transparencia Internacional, la Oficina de Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (ONUDD), el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI) y la Ley General de Responsabilidades Administrativas (LGRA). De esta manera, se entiende como corrupción el que una persona o un grupo de personas prometan, ofrezcan, reciban o concedan (por acto u omisión directa o por influencia de alguna otra persona u organización) a funcionarios públicos, directivos, administradores, empleados o asesores de una sociedad, asociación o institución pública o privada, una dádiva o cualquier beneficio (indebido) no justificado para que le favorezca a él o a un tercero, a costa de la institución en cuestión (y por ende, del bienestar colectivo o individual).

Algunas conductas relacionadas a la corrupción, establecidas en lo general por la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción (UNCAC) y tipificadas por la Ley General de Responsabilidades Administrativas (LGRA), incluyen:

• Soborno (art. 66 LGRA);

• Participación ilícita en procedimientos administrativos (art. 67 LGRA);

• Tráfico de influencias para inducir a la autoridad (art. 68 LGRA);

• Utilización de información falsa en procedimientos administrativos (art. 69 LGRA);

• Obstrucción de facultades de investigación (art. 69 LGRA);

• Colusión con uno o más sujetos particulares, en materia de contrataciones públicas, que tengan por objeto o efecto obtener un beneficio o ventaja indebidos en las contrataciones públicas (art. 70 LGRA);

• Uso indebido de recursos públicos (art. 71 LGRA); y

• Contratación indebida de ex servidores públicos (art. 72 LGRA).

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3.1.1 Conflictos de intereses

Queda prohibido:

• Obtener un beneficio personal, para sí mismo o para un tercero, mediante el ofrecimiento, otorgamiento, demanda o aceptación de regalos, préstamos o créditos, recompensas, comisiones o cualquier otro incentivo.

• Que los intereses particulares del personal de la organización interfieran o pretendan interferir con los intereses de la empresa.

• Cualquier actividad externa que interfiera y/o dificulte realizar objetivamente las actividades propias de la empresa.

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3.1.2 Regalos y entretenimiento

Ofrecer o recibir regalos, viajes, recreación o algún tipo de entretenimiento ha sido una práctica común de las empresas para fortalecer sus relaciones, mostrar hospitalidad y cortesía y promover sus productos y servicios, pero es indispensable apegarse a la regulación vigente o, en su caso, establecer límites.

Por tal motivo, está prohibido ofrecer o entregar cualquier tipo de regalo o entretenimiento a servidores públicos, de acuerdo con el artículo 7 de la LGRA, fracción II.

Adicionalmente, cualquier gasto en este rubro debe verse reflejado adecuadamente en los libros contables. La transparencia es la regla general en esta práctica.

En el caso de las interacciones con clientes, socios y proveedores particulares, ningún regalo o entretenimiento debe ser ofrecido con la intención o aparente intención de influir en sus acciones o decisiones.

No se deben aceptar regalos, comidas u otro tipo de atenciones de clientes o proveedores si al hacerlo pudiera comprometer su capacidad para tomar decisiones objetivas en beneficio de EMANT. Algunos ejemplos de lo anterior son los siguientes:

• No aceptar regalos, comidas u otro tipo de atenciones a cambio de llevar a cabo una acción o adquirir compromisos para un cliente o proveedor.

• No solicitar regalos, comidas u otro tipo de atenciones a un cliente o proveedor.

• No aceptar regalos en efectivo o equivalentes (por ejemplo: tarjetas de regalos, monederos electrónicos o activos virtuales).

• Se pueden aceptar regalos de valor simbólico (por ejemplo: trofeos o medallas que contengan una leyenda en reconocimiento de una labor profesional).

• Se pueden aceptar regalos o descuentos ofrecidos a un grupo de empleados como parte de un acuerdo entre EMANT y un cliente o proveedor.

• Se pueden aceptar comidas y otro tipo de atenciones ocasionales de clientes y proveedores si está presente en el evento el cliente o proveedor y los costos involucrados están en línea con los parámetros locales para las comidas y atenciones relacionadas con el negocio.

La recepción de regalos, comidas u otro tipo de atenciones que salgan de los parámetros mencionados anteriormente deberá ser notificada a la empresa, que determinará la forma de proceder.

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3.1.3 Competencia leal

La empresa promueve la libre concurrencia y competencia económica previniendo prácticas monopólicas que pretendan impedir el acceso de competidores o limitar su capacidad para competir en los mercados (definición tomada de la Ley Federal de Competencia Económica). Las estrategias de negocio buscan una competencia saludable y activa, rechazando cualquier acuerdo con otras empresas en detrimento de los clientes.

Está prohibido apoyar cualquier actividad que represente una competencia desleal o que viole la Ley Federal de Competencia Económica.

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3.1.4 Actuación de los terceros

La actuación de los terceros (proveedores, intermediarios, consultores, agentes, representantes de ventas y gestores) puede incidir en la reputación de la empresa, por lo que se debe verificar que cumplan con las leyes aplicables y los lineamientos establecidos por la empresa para garantizar el desarrollo sostenible del negocio.

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3.2 Pagos de facilitación

Son pagos de baja cuantía, no oficiales e impropios que se hacen a funcionarios públicos de bajo nivel para obtener o agilizar un trámite de rutina (definición del Pacto Global de la ONU).

Generalmente se realizan para obtener licencias, permisos, certificados y otro tipo de servicios públicos, aunque también se pueden entregar a proveedores de servicios comerciales. En México, los pagos de facilitación están prohibidos, toda vez que están tipificados como cohecho en el artículo 52 de la LGRA.

 

3.3 Antilavado de dinero

Lavado de dinero es ocultar las ganancias ilícitas que se generaron a partir de la actividad delictiva, de tal manera que al ocultar la verdadera naturaleza, el origen, la ubicación, la disposición, el movimiento o la propiedad de los bienes producto de uno de estos delitos, los beneficios obtenidos de forma ilícita se pueden utilizar sin temor a ser confiscados mediante mecanismos de sanción.

Por lo regular, la corrupción está ligada con el lavado de dinero, ya que los activos o valores obtenidos de forma ilegal por cualquier persona u organización del sector público o privado son colocados, estratificados e integrados al sistema financiero, o fuera de él, para ser utilizados sin generar sospechas.

Queda prohibida toda actividad relacionada con recursos de procedencia ilícita o que se vinculen al lavado de dinero. Los colaboradores solo deben involucrarse en actividades de negocio lícitas.

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3.4 Privacidad y confidencialidad de la información

Proteger y conservar la información de la empresa, clientes y proveedores es obligación de cada uno de los colaboradores y nunca debe ser proporcionada a ningún tercero, a menos que sea requerida por ley o lo autorice un superior jerárquico. El manejo de los datos personales deberá cumplir los lineamientos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de Particulares.

Adicionalmente, toda la información debe manejarse de forma responsable para los objetivos propios de la empresa y deben tomarse las medidas preventivas necesarias para evitar difusiones no autorizadas.